O arquivo XML é a versão digital da nota fiscal e obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal. Normalmente, após a emissão e a validação da NFe, o emissor disponibiliza em seu site ou envia para o e-mail do comprador a nota fiscal nos formatos PDF e XML.
Instituída em outubro de 2005, em todo o território brasileiro, a NFe em formato XML tornou o processo de emissão de notas fiscais mais rápido e menos burocrático para os departamentos fiscais das empresas.
Atenção! Com a implantação da Nota em XML também foi publicado a PORTARIA CAT Nº 162/2008, CAPÍTULO VI – o emitente e o destinatário da Nota deverão guardar o Arquivo XML da NFe pelo prazo 5 anos, para apresentação ao fisco. Consulte, baixe e armazene 100% dos XMLs emitidos contra seu CNPJ com o ContaBlix.
Então, a NFe fica armazenada eletronicamente, em formato XML, e sua validade é garantida por meio de assinatura digital.
Entre as vantagens do sistema estão a redução de custos de impressão de documentos fiscais, melhoria no gerenciamento de notas emitidas e o incentivo do comércio eletrônico e de novas tecnologias.
Em paralelo, o Governo Federal também implantou, além da NFe, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe). Na verdade, a NFe, o DANFe e o arquivo XML fazem parte de uma mesma operação, porém com funções distintas.
Entenda e saiba, a seguir, mais sobre o tema e conheça as diferenças entre os documentos e a importância do arquivo XML.
A Nota Fiscal eletrônica (NFe) e o XML
Como o nome já indica, a Nota Fiscal eletrônica é um documento que tem o intuito de documentar eletronicamente as transações comerciais entre pessoas jurídicas. Esse documento é um arquivo tipo XML.
A NFe permite a transmissão e o armazenamento online dos documentos e traz mais segurança e eficiência na fiscalização realizada pela Receita Federal numa forma digitalizada.
Para a sua emissão, é necessário ter um certificado digital para a autenticação do documento fiscal e um software emissor. Em um levantamento realizado pela SEFAZ, verificou-se que mais de 92% das empresas utilizam soluções próprias, muitas delas adaptadas aos seus próprios softwares internos, para emitir a NFe.
A partir de julho de 2017, os emissores gratuitos de notas fiscais deixarão de ser oferecidos pela Sefaz (Secretaria da Fazenda e passarão a ser disponibilizados e atualizados pelo SEBRAE, como forma de apoio aos micro e pequenos empreendedores.
Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe)
O DANFe normalmente é utilizado para o transporte de mercadorias. Ele é a versão simplificada e impressa da Nota Fiscal, no entanto, ele não tem validade fiscal. A verdadeira nota fiscal está armazenada no arquivo XML. Dessa forma, não é obrigatório arquivar o DANFe.